1. Определяне на мисията и целите:
Мисията се определя от това защо искате да съберете тази група хора и от каква стойност е конференцията. За да привлечете хора на конференцията си, темата трябва да е ясна, интересна и полезна за участниците.
2. Съставяне на бюджет
Определянето на бюджета за Вашата конференция не е лесна задача, тъй като има много фактори, които трябва да вземете предвид, а някои от тях със сигурност ще ви убягнат. Определянето на печалбата и разходите преди конгреса е възможно, като се следват критерии, базирани на брой на участници, вид на събитието (онлайн, хибридно или присъствено), предпочитано място за провеждане, продължителност на програмата, международно участие, допълнителни дейности извън научната програма и не на последно място-спонсорство.
3. Избор на място, дата и техническо оборудване
Изборът на място и дата за събитието са два основни фактора, които ще определят останалата част от проекта. Проучването на конгресните зали трябва да започне незабавно. Научната област ражда нови и нови асоциации, които организират множество конференции, и е важно да се проучат и планираните от тях събития, за да се избегне конфликт на интереси.
Докато проучвате и разговаряте с представители на потенциалните места за провеждане, обърнете внимание на бюджета, тематичното съответствие, местоположението (дали е централно, на достъпно място), съоръженията, екологичните и здравни регулации, персонала на място.
Независимо от вида на събитието, винаги има нужда от техническа поддръжка- от екрани за презентации в залата до камери, които предават на живо в онлайн платформа. Когато избирате техническа фирма (при необходимост от нея), винаги трябва да проучите предишните им участия в събития и да видите дали са способни да изпълнят изискванията Ви. Ако събитието е онлайн, техниците са главният герой, който прави конгреса достъпен за участниците, така че изборът на фирма не бива да се подценява.
4. Брандиране на събитието
Името и темата на събитието са пряко свързани с популяризирането му. Уебдизайнът и делегатските комплекти определят тона на конгреса. Когато избирате дизайн, трябва да направите така, че Вашата силна индивидуалност да изпъкне и да накара потенциалните участници да проявят интерес. Брандирането развива визията и помага да се определи характера на събитието.
– Име на събитието: Първата важна стъпка – името на събитието е първото нещо, което участниците ще видят, затова искате то да отразява визията Ви за събитието.
– Лого, цветове, типография: Трябва да има последователност при всички допирни точки.
– Дизайн на сайта, електронна поща, указателни табели и други: Въпреки че не е необходимо всяка точка да бъде свръхбрандирана, отделните елементи трябва да се обединят, за да подкрепят цялостната концепция.
5. Планирайте програмата си
Образователната стойност на всеки конгрес е от изключителна важност за участниците. Лекторите и специалните гости трябва да бъдат внимателно подбрани, тъй като те внасят още един интригуващ аспект. Подходящият лектор е този, който може да увеличи посещаемостта. Има два начина за набиране на лектори:
ПОКАНА ЗА ПРЕДСТАВЯНЕ НА ТЕМИ
Ако имате ангажирана общност, организирането на отворена покана за представяне на теми е чудесен начин да използвате партньорите и клиентите си като лектори. Обикновено при открита покана се изисква лицата да представят абстракт на темата, в което се описват темата и нейната стойност. След като прегледа подадените резюмета, екипът Ви ще избере лектори и ще комуникира с тези, които са били избрани, и с тези, които не са били избрани.
ЛИЧНА ПОКАНА КЪМ ЛЕКТОРИ
И обратното, ако имате предвид отделни личности, можете да ги поканите да говорят на вашето събитие. Когато се обръщате към потенциален лектор, представете убедителна информация за събитието и аудиторията, както и ентусиазма си за участието му в събитието. Имайте предвид, че поканените лектори често очакват възнаграждение, както и осигурено пътуване и настаняване.
Програмата трябва да е богата на съдържание, но и да осигурява време за отдих. Развлекателните дейности винаги са добър начин за изпускане на парата. Именно тук е ролята на мястото на провеждане, тъй като колкото по-богат е изборът на дейности, толкова по-щастливи са участниците.
6. Определяне на спонсори и изложители
Спонсорите са основният източник за покриване на разходите, заедно с регистрационните такси. Бюджетът на събитието зависи от тяхното съдействие и броят им, затова е изключително важно да се обърнете към компании, специализирани във Вашата област. Обикновено спонсорите се разделят на няколко категории в зависимост от финансовия им принос за събитието. Категориите представляват ползите и привилегиите, които компанията има по време на събитието, като: лого на марката върху основния дизайн, място за презентация в научната програма, щанд на изложението и т.н. Изграждането на връзка с компаниите по време на процеса ще гарантира тяхната лоялност и спонсорство за бъдещи събития.
7. Създаване на маркетингов и промоционален план
Когато създавате план за популяризиране на събитието, трябва да определите конкретни маркетингови цели. Процентът на присъствие, който е планиран още в първите стъпки на планиране на конгреса, е основната отправна точка при изготвянето на графика. Интернет платформите са основният източник на информация, така че трябва да се съсредоточите върху реклама в мрежата. Изграждането на уебсайт за събитието и публикуването в социалните медии ще увеличи обхвата на потенциалните участници. Можете да си поставяте седмични цели за броя на достигнатите и регистрираните за събитието хора, за да проследите успеха на рекламната си кампания. В допълнение към онлайн маркетинга, брошурите и плакатите са друг начин за рекламиране. Изборът на интригуващ дизайн и поставянето на плакати на стратегически места са основните аспекти, върху които трябва да се съсредоточите. Съдържанието на рекламните материали трябва да включва лектори, спонсори и най-интерсните моменти от програмата. Маркетингът е от изключителна важност за успешното събитие, така че създаването на последователен план трябва да бъде основен приоритет.
